Saya sendiri mengamati dan menemukan polanya setelah mengalami masa masa kebingungan selama hampir tiga tahun. beruntung saya menemukan sahabat yang menjadi satu tim dengan saya sebagai tempat diskusi dan partner berjuang.
Haha kesannya biasa banget ya. Ya emang ini adalah cara reguler . cara yang bisa dipakai siapapun. Apapun jenis mahasiswa kamu, status anaknya siapa dan apapun acaranya.
Percaya deh. Selalu ada sebuah pola yang biasa digunakan oleh orang sukses, dan apabila kita juga melakukan pola yang sama kita juga akan bisa ikutan sukses.
POLA SUKSES TEMBUS PROPOSAL
Langkah pertama: Relevansi (Relevance)
Dalam menyebarkan proposal. Pertama kali yang harus kamu pahami adalah relevansi. Dalam bahasa inggris relevansi adalah (berhubungan/nyambung/konek). sederhananya adalah adanya kesesuaian antara acara kita dengan perusahaan yang dituju. Contoh jika kamu membuat acara yang bertema/ bercorak/ atau dominan tentang kelapa sawit ya kamu bisa mencari ke perusahaan kelapa sawit. Contoh lain jika acara seminar kamu bertemakan energi ya sebarlah proposal ke kementerian ESDM dan perusahaan energi. Jadi ada relevansi. Ada sesuatu yang nyambung (relevan).
Semakin relevan acaramu dengan perusahaan tersebut semakin besar peluang. Semakin banyak “persamaan” yang bisa kita cari dalam bernegosiasi nanti (carilah persamaan sebanyak banyaknya dalam bernegosiasi, contoh acaranya sama, alumni sekolahnya sama, kesukaannya sama)
Kemana kamu dapat mencari perusahaan yang relevan dengan tersebut? Googling saja. Ada banyak sekali perusahaan yang memiliki alamat dan nomor call centre. Ingat sekali lagi pilih yang relevan. Pilihlah minimal 20 perusahaan yang relevan. Catat nomor call centre dan alamatnya.
Langkah Kedua: Buat janji (make an appoinment)
Setelah kamu punya list perusahaan yang relevan dengan acara kamu (dengan asumsi kamu sudah berhasil membuat sebuah proposal yang ciamik dan menarik, jika belum baca pos Jendela Undip ini. cobalah untuk menelfon satu persatu perusahaan tersebut. Kira kira dialognya seperti ini:
“selamat pagi dengan perusahaan X, ada yang bisa dibantu?”
“selamat pagi (usahakan telfon di pagi hari pukul 8.00-11.00). Saya afief mahasiswa dari Universitas Diponegoro. Bisa tolong disambungkan dengan bagian kerjasama perusahaan”
“baik tunggu sebentar” biasanya kita akan disambungkan ke bagian humas atau persuratan atau bagian kerjasama lain dalam perusahaan tersebut.
“iya saya bu nancy dari bagian kerjasama perusahaan X, ada yang bisa saya bantu?”
“saya afief , mahasiswa Universitas Diponegoro (perkenalkan diri lagi). Bu nancy saya ingin mengajukan kerjasama dengan perusahaan ibu. Kira kira saya bisa bertemu dengan ibu kapan dan di ruangan apa ya?”
“hmm kerjasama dalam bidang apa ya dik?”
“biar lebih jelas biar saya bertemu nancy bagaimana bu? Biar saya bawakan juga proposal tawaran kerjasamanya”
“baiklah temui saya di ruangan A3 lantai 19 perusaahaan X alamatnya di Jakarta Utara”
“jam berapa bu kira kira saya bisa menemui ibu nancy?”
Beberapa hal yang harus kamu perhatikan: buat janji ini sangat penting. Dengan punya janji ketika kamu menyebarkan proposal, kamu akan langsung bertemu dengan bagian kerjasama. Jadi jika ditanya oleh pak satpam dengan pertanyaan "mau ngapain dek? Atau mau ketemu siapa?"
Kita bisa jawab dengan tegas seperti ini:
“sudah buat janji pak dengan bu nancy jam 10 di ruang A3 lantai 19”
Sehingga kamu bisa bertemu langsung dan kemudian leluasa untuk menjelaskan maksud dan tujuan mu mengajak kerjasama kapada perusahaan X.
Oh iya jangan pernah menjelaskan acaramu lewat telfon (menurut beberapa kawan cara ini tidak berhasil).
Langkah Ketiga: Presentasi (Presentation)
Setelah kamu punya janji dengan bagian yang mengurusi kerjasama, tibalah hari H kamu datang ke perusahaan tersebut. Perisiapkan berbagai senjata (baca : dokumen) yang akan membantu kamu seperti proposal, surat pengantar resmi , dan lain lain. Selain itu persiapkan dirimu agar bisa ganteng maksimal (baca: berpakaian formal dan pantas). Kesiapan dirimu sangat membantu kepercayaan diri dalam melakukan presentasi dengan pihak perusahaan.
Ilmu yang saya dapatkan dari kawan saya Bung Fahmi Priyatna adalah sebagai berikut:
Yakinkan dirimu bahwa posisi kita dan perusahaan adalah win win solution.
Jangan terlihat gugup, kelemer kelemer, letoy. Bersikaplah gagah dan jantan serta tegas.
Dan yang terpenting adalah tunjukkan perhatian yang tulus kepada pihak perusahaan disertai senyuman.
Mulailah dengan salam dan memperkenalkan diri ketika di awal presentasi, oh iya presentasi disini bukan berarti kamu harus presentasi seperti dikelas ya. Tapi menjelaskan dengan singkat maksud dan tujuan kamu untuk bekerjasama dengan perusahaan. Maka Persiapkan file presentasi (siapa tau memang diminta presentasi pake proyektor).
Langkah Ke Empat: Tindak lanjut dan Bernegosiasi (Follow Up and Negotiation).
Setelah dua minggu atau satu bulan proposal kamu berada di perusahaan. Saatnya kamu melakukan follow up, atau menanyakan perkembangan proposal kamu apakah diterima ataukah ditolak.
Menurut fahmi, perusahaan yang menerima sebenarnya akan langsung mengontak kamu meskipun kamu belum memulai follow up. Hehehe
Tapi standarnya adalah kamu yang mulai menanyakan terlebih dahulu ke perusahaan.
“assalamualaikum, saya afif dari Undip. Saya mau follow up permohonan kerjasama acara X dengan perusahaan bapak. Waktu itu saya berjumpa dengan bu nancy pada hari selasa tanggal 2 juni 2014 dengan nomor surat di surat pengantar 1234CVBN (jangan pernah lupa nomor ini) apakah sudah ada perkembangannya pak?”
“waalaikum salam. Oh iya Alhamdulillah sudah diputuskan perusahaan kami akan berpartisipasi, bisakah nak afif datang ke perusahaan besok senin?”
Nah jika perusahaan sudah seperti itu, biasanya sudah ada tanda tanda mereka akan memberikan sponsor. Namun jumlahnya berapa belum tahu, maka perjumpaan berikutnya dengan perusahaan adalah untuk negosiasi jumlah sponsor dan timbal balik apa yang akan kita berikan ke sponsor.
Dalam negosiasi, menurut kawan saya Nur Fahmi Rofiq ada satu hal yang perlu diperhatikan yaitu:
Jangan kaku, kita bisa memberikan solusi yang sama sama win.
“mas kita mau partisipasi, kita mau kasih yang 50 Juta, tapi mau dapet paket yang 100 Juta, Bisa ga?”
Jika ada permintaan seperti itu apa yang harus kamu lakukan? Apakah di ambil atau di tolak?
Sepengalaman pribadi saya dan kawan kawan, permintaan seperti itu biasa di lontarkan. Maka menurut saya pribadi jawabannya adalah diskusikan dulu dengan tim/ organisasi kamu. Pertimbangkan baik baik kira kira mana yang dapat menguntungkan kedua belah pihak.
