Cara Andal Sebar Proposal (Konferensi Ilmiah)

Ditulis oleh Afief El Ashfahany

Masalah dana menjadi kendala utama bagi para mahasiswa. baik dalam membuat sebuah acara seminar, atau demi kegiatan konferensi internasional.

Kira kira begini dialognya.

“dek kamu lagi ngapain?”

“lagi mau urus proposal kak”

“hmmm... buat acara apa emang?”

“internasional conference kak” atau kesempatan lain “ seminar nasional / acara musik nih kak, butuh 100 juta”

“hmm coba sini kakak lihat, ini kamu mau sebar kemana rencananya? Udah tau siapa siapa aja sasarannya? Udah pernah sebar proposal sebelumnya?

“hehehe. Hmmm belum kak. Minta ajarin dong kak” atau dalam kesempatan lain yang lebih ekstrim” tolong bantuin cariin dana dong kak” setelah itu saya hanya nyengir kuda dan melongsor pergi.

“hmm udah dulu ya dek, kelas kakak udah mau mulai”

Hahaha itulah sedikit dialog antara mahasiswa yang butuh dana untuk proposal dan saya mahasiswa semester senja yang masih berkutat dengan sidang skripsi kala itu.

Buat kamu hei para mahasiswa atau organisastoris yang butuh tentang ilmu cara mencari dana lewat proposal, ini adalah tulisan tepat buat kamu. 

Yap ini adalah seri selanjutnya dari tulisan “Butuh Bantuan Dana? Bikin Proposal aja! Gini Caranya” di Jendela Undip.

Kamu perlu paham ada dua jenis tipe mahasiswa yang sama sama bisa sukses meraih dana dari sponsor, dua jenis mahasiswa itu adalah sebagai berikut: 

Tipe mahasiswa beruntung:

mahasiswa/organisatoris jenis ini adalah mereka yang punya saudara yang menjadi orang penting dalam perusahaan, om atau tante nya adalah CEO di perusahaan tertentu. Tipe mahasiswa beruntung ini enak, jika ingin sebar proposal tinggal calling tante atau om-nya.

“om aku mau ada acara nih, butuh 100 juta. Bisa aku masukin proposal ke perusahaan om?”

“berapa? Hmm Cuma 100 juta. Yaudah sini kasih ke om nanti om disposisi ke bagian yang urus proposal di perusahaan”

dan tinggal tunggu sebulan dan 100 juta masuk ke rekening acara. Tipe mahasiswa beruntung ini mudah untuk mencari dana, namun sayang seribu sayang. Tidak banyak. Tidak setiap organisasi punya mahasiswa beruntung macam cerita diatas, tidak setiap dari kita punya om yag jadi CEO perusahaan. Jika kamu bukan tipe mahasiswa beruntung, jangan berkecil hati. Masih ada jalan lain untuk berhasil meraih sukses dalam sebar proposal

Tipe mahasiswa biasa biasa saja:

Ini adalah tipe mahasiswa seperti saya. Dengan prestasi terlampau biasa, organisasi juga baru ikut ikutan, tidak dikenal di kampusnya. Pokoknya standar banget lah SETANDAR. Meskipun masih rajin kalo urusan kuliah.

Mahasiswa jenis ini sebenarnya bukan tidak mau berusaha, bukan tidak mau menyebarkan proposal untuk mencari dana bagi acaranya yang mulia. Bukan sama sekali bukan. 

HANYA BELUM TAHU POLANYA

Saya sendiri mengamati dan menemukan polanya setelah mengalami masa masa kebingungan selama hampir tiga tahun. beruntung saya menemukan sahabat yang menjadi satu tim dengan saya sebagai tempat diskusi dan partner berjuang.

Haha kesannya biasa banget ya. Ya emang ini adalah cara reguler . cara yang bisa dipakai siapapun. Apapun jenis mahasiswa kamu, status anaknya siapa dan apapun acaranya.

SEMUA ADA POLANYA

Percaya deh. Selalu ada sebuah pola yang biasa digunakan oleh orang sukses, dan apabila kita juga melakukan pola yang sama kita juga akan bisa ikutan sukses.

POLA SUKSES TEMBUS PROPOSAL

Langkah pertama: Relevansi (Relevance)

Dalam menyebarkan proposal. Pertama kali yang harus kamu pahami adalah relevansi. Dalam bahasa inggris relevansi adalah (berhubungan/nyambung/konek). sederhananya adalah adanya kesesuaian antara acara kita dengan perusahaan yang dituju. Contoh jika kamu membuat acara yang bertema/ bercorak/ atau dominan tentang kelapa sawit ya kamu bisa mencari ke perusahaan kelapa sawit. Contoh lain jika acara seminar kamu bertemakan energi ya sebarlah proposal ke kementerian ESDM dan perusahaan energi. Jadi ada relevansi. Ada sesuatu yang nyambung (relevan).

Semakin relevan acaramu dengan perusahaan tersebut semakin besar peluang. Semakin banyak “persamaan” yang bisa kita cari dalam bernegosiasi nanti (carilah persamaan sebanyak banyaknya dalam bernegosiasi, contoh acaranya sama, alumni sekolahnya sama, kesukaannya sama)

Kemana kamu dapat mencari perusahaan yang relevan dengan tersebut? Googling saja. Ada banyak sekali perusahaan yang memiliki alamat dan nomor call centre. Ingat sekali lagi pilih yang relevan. Pilihlah minimal 20 perusahaan yang relevan. Catat nomor call centre dan alamatnya.

Langkah Kedua: Buat janji (make an appoinment)

Setelah kamu punya list perusahaan yang relevan dengan acara kamu (dengan asumsi kamu sudah berhasil membuat sebuah proposal yang ciamik dan menarik, jika belum baca pos Jendela Undip ini. cobalah untuk menelfon satu persatu perusahaan tersebut. Kira kira dialognya seperti ini:

“selamat pagi dengan perusahaan X, ada yang bisa dibantu?”

“selamat pagi (usahakan telfon di pagi hari pukul 8.00-11.00). Saya afief mahasiswa dari Universitas Diponegoro. Bisa tolong disambungkan dengan bagian kerjasama perusahaan”

“baik tunggu sebentar” biasanya kita akan disambungkan ke bagian humas atau persuratan atau bagian kerjasama lain dalam perusahaan tersebut.

“iya saya bu nancy dari bagian kerjasama perusahaan X, ada yang bisa saya bantu?”

“saya afief , mahasiswa Universitas Diponegoro (perkenalkan diri lagi). Bu nancy saya ingin mengajukan kerjasama dengan perusahaan ibu. Kira kira saya bisa bertemu dengan ibu kapan dan di ruangan apa ya?”

“hmm kerjasama dalam bidang apa ya dik?”

“biar lebih jelas biar saya bertemu nancy bagaimana bu? Biar saya bawakan juga proposal tawaran kerjasamanya”

“baiklah temui saya di ruangan A3 lantai 19 perusaahaan X alamatnya di Jakarta Utara”

“jam berapa bu kira kira saya bisa menemui ibu nancy?”

“jam 10 besok ya”

“baik bu terimakasih”

Beberapa hal yang harus kamu perhatikan: buat janji ini sangat penting. Dengan punya janji ketika kamu menyebarkan proposal, kamu akan langsung bertemu dengan bagian kerjasama. Jadi jika ditanya oleh pak satpam dengan pertanyaan "mau ngapain dek? Atau mau ketemu siapa?"

Kita bisa jawab dengan tegas seperti ini:

“sudah buat janji pak dengan bu nancy jam 10 di ruang A3 lantai 19”

Sehingga kamu bisa bertemu langsung dan kemudian leluasa untuk menjelaskan maksud dan tujuan mu mengajak kerjasama kapada perusahaan X.

Oh iya jangan pernah menjelaskan acaramu lewat telfon (menurut beberapa kawan cara ini tidak berhasil).

Langkah Ketiga: Presentasi (Presentation)

Setelah kamu punya janji dengan bagian yang mengurusi kerjasama, tibalah hari H kamu datang ke perusahaan tersebut. Perisiapkan berbagai senjata (baca : dokumen) yang akan membantu kamu seperti proposal, surat pengantar resmi , dan lain lain. Selain itu persiapkan dirimu agar bisa ganteng maksimal (baca: berpakaian formal dan pantas). Kesiapan dirimu sangat membantu kepercayaan diri dalam melakukan presentasi dengan pihak perusahaan.

Ilmu yang saya dapatkan dari kawan saya Bung Fahmi Priyatna adalah sebagai berikut:

Yakinkan dirimu bahwa posisi kita dan perusahaan adalah win win solution.

Jangan terlihat gugup, kelemer kelemer, letoy. Bersikaplah gagah dan jantan serta tegas.

Dan yang terpenting adalah tunjukkan perhatian yang tulus kepada pihak perusahaan disertai senyuman.

Mulailah dengan salam dan memperkenalkan diri ketika di awal presentasi, oh iya presentasi disini bukan berarti kamu harus presentasi seperti dikelas ya. Tapi menjelaskan dengan singkat maksud dan tujuan kamu untuk bekerjasama dengan perusahaan. Maka Persiapkan file presentasi (siapa tau memang diminta presentasi pake proyektor).

Langkah Ke Empat: Tindak lanjut dan Bernegosiasi (Follow Up and Negotiation).

Setelah dua minggu atau satu bulan proposal kamu berada di perusahaan. Saatnya kamu melakukan follow up, atau menanyakan perkembangan proposal kamu apakah diterima ataukah ditolak.

Menurut fahmi, perusahaan yang menerima sebenarnya akan langsung mengontak kamu meskipun kamu belum memulai follow up. Hehehe

Tapi standarnya adalah kamu yang mulai menanyakan terlebih dahulu ke perusahaan.

“assalamualaikum, saya afif dari Undip. Saya mau follow up permohonan kerjasama acara X dengan perusahaan bapak. Waktu itu saya berjumpa dengan bu nancy pada hari selasa tanggal 2 juni 2014 dengan nomor surat di surat pengantar 1234CVBN (jangan pernah lupa nomor ini) apakah sudah ada perkembangannya pak?”

“waalaikum salam. Oh iya Alhamdulillah sudah diputuskan perusahaan kami akan berpartisipasi, bisakah nak afif datang ke perusahaan besok senin?”

Nah jika perusahaan sudah seperti itu, biasanya sudah ada tanda tanda mereka akan memberikan sponsor. Namun jumlahnya berapa belum tahu, maka perjumpaan berikutnya dengan perusahaan adalah untuk negosiasi jumlah sponsor dan timbal balik apa yang akan kita berikan ke sponsor.

Dalam negosiasi, menurut kawan saya Nur Fahmi Rofiq ada satu hal yang perlu diperhatikan yaitu:

Jangan kaku, kita bisa memberikan solusi yang sama sama win.

contoh:

“mas kita mau partisipasi, kita mau kasih yang 50 Juta, tapi mau dapet paket yang 100 Juta, Bisa ga?”

Jika ada permintaan seperti itu apa yang harus kamu lakukan? Apakah di ambil atau di tolak?

Sepengalaman pribadi saya dan kawan kawan, permintaan seperti itu biasa di lontarkan. Maka menurut saya pribadi jawabannya adalah diskusikan dulu dengan tim/ organisasi kamu. Pertimbangkan baik baik kira kira mana yang dapat menguntungkan kedua belah pihak.

Disitulah terjadi proses negosiasi dan tawar menawar, jadi jangan kaku. Karena jawabanya bisa Ya/ Tidak / kita ambil jalan tengah atau jawaban win win solution lain.

Pasca Sponsorship:

Nah apabila kontrak telah disepakati dan MOU telah ditanda tangani, maka saatnya kamu melaksanakan kewajiban kamu. Please tunaikan segala hal yang telah menjadi Hak Hak Sponsorship.

Jangan sampai luput, jika lupa lihat lagi di proposal paket sponsor apa saja yang kamu janjikan kepada perusahaan. Dan pada hari H pelaksanaan kegiatan kamu sudah siap.

Ketika ada pihak sponsorship datang memantau, silahkan ditemani dan melihat lihat hal hal apa saja yang menjadi hak sponsor.

Setelah acara juga demikian, buatlah Laporan pertanggung jawaban secepatnya sehingga dana dari sponsor bisa segera cair

lho kok? Baru cair belakangan? Yap bagi sebagian orang mungkin sudah paham, bagi yang lain mungkin baru tahu. Hampir seluruh dana yang sponsor berikan akan keluar setelah acara kita berlangsung. Sangat sedikit sekali yang keluar sebelum acara. Jadi siap siap saja "mbuh piye carane" kegiatan harus berjalan karena jika tidak berjalan tidak akan ada laporan pertanggung jawaban dan otomatis ga akan keluar dana sponsor.

Yang penting adalah MOU/Kesepatan antara perusahaan dan panitia terjadi sebelum acara. MOU lah nanti yang akan jadi pegangan hingga dana cair.

Langkah Terakhir:

Siapkan mental terus mencoba, nothing to lose dan jangan putus semangat.

Memang kita ingin sekali acara kita dibiayai, mendapat dana yang besar, bisa pergi ke luar negeri di biayai perusahaan. Tapi semua itu ada harganya!

Ada harga mahal yang harus kita bayar berupa berani ditolak, berkeringat peluh keliling Jakarata, di omelin kawan sendiri, keluar uang yang tidak sedikit bagi mahahasiswa, sampai suatu ketika saya dan fahmi memutuskan okey ini kita nothing to lose, pasrah dapat Alhamdulillah ga dapet ya udah. Ini udah usaha maksimal kita kita serahin sama Allah deh.

Di lain kesempatan sering juga saya berdiskusi dengan kawan kawan HMJ IESP, dan ayat yang sering diucapkan adalah

“bersama kesulitan pasti ada kemudahan”

“kerja kita adalah kerja kerja besar”

Sehingga urusan proposal ga cuma urusan dapet duit, tapi lebih dari itu kerja untuk dunia dan akherat, ada peran Allah Yang Maha Kuasa disitu.

Kalo kita udah mentok urusan sama manusia segera lapor sama yang punya, Allah SWT.

Terus deh di asah kemampuan kita dalam mencari dana, insya Allah semakin tinggi jam terbang kita, rasa takut, gemetar, susah ngomong lama kelamaan akan hilang.

Semangat J

Bonus: Apa yang perusahaan inginkan? (Tips membangun relasi jangka panjang)

Oh iya satu hal penting yang diajarkan pihak sponsor kepada saya. Pernah suatu ketika saya bertanya kepada salah satu pemangku jabatan tertinggi di negeri ini:

“Pak apa sih sebenarnya yang perusahaan harapkan dari kegiatan mahasiswa?”

Beliau menjawab “ nama baik”

Mengapa nama baik perusahaan menjadi penting? Karena perusahaan ingin dikenal oleh para mahasiswa bahwa ini lho perusahaan X bagus, sehingga para mahasiswa setelah lulus kuliah segera tertarik bergabung di perusahaan X”

Yap perusahaan juga membutuhkan mahasiswa mahasiswa terbaik yang dapat bergabung membesarkan perusahaan, jadi investasi mereka adalah jangka panjang.

Maka hei kalian para mahasiswa selain kegiatan kalian harus relevan, cobalah yakinkan ke perusahaan yang kalian tuju, jika perusahaan bapak berpartisipasi dalam kegiatan kami, dapat meningkatkan nama baik perusahaan karena kegiatan kami bergerak dibidang akademik, membawa nama besar almamater serta di hadiri oleh 1000 mahasiswa. bukankah hal tersebut bisa menjadi daya tarik kegiatan kita?

Oh iya kelak setelah kalian mendapatkan kerjasama dengan pihak sponsor dan kegiatan kalian telah usai, jagalah jaringan kalian tersebut. Bersilaturahmilah!.

maka wahai para mahasiswa, bangunlah hubungan yang baik terhadap siapapun. Jangan Cuma dateng pada saat kita membutuhkan saja, setelah itu benar benar lupa.

Sesekali setelah berbulan bulan acara selesai, sapalah pihak sponsor dengan berkirim kabar via email atau whatsapp. Kita tidak pernah tahu masa depan bukan? Siapa tahu mereka ingin kembali bekerjasama dengan kita di masa yang akan mendatang. 

PS: Kalau mau translate dari paper/artikel/skripsi/tesis/disertasi apapun itu yang udah pernah dibikin juga boleh. Tinggal translate on-line aja di jasa penerjemah yang khusus akademik.