Butuh Bantuan Dana? Bikin Proposal Aja! Gini Caranya!

Saya mengerti mengapa Sobat masih mau membaca paragraf ini setelah membaca judulnya. Saya mengalaminya bertahun-tahun saat menjadi mahasiswa. Hahaha. Dunia ini memang tidak adil, Sob.

Masalah ini semakin krusial di kalangan mahasiswa kampus negeri. Beberapa waktu yang lalu, saya bertemu dengan pembantu rektor II yaitu Pak Chabahib untuk sekadar silaturrahmi. Beliau bercerita (sebagian dari curcol) bahwa beliau terpaksa menghapus beberapa pos anggaran dalam dana hibah. Katanya, pemerintah tidak lagi mengatur perihal pos hibah, sehingga pencairan dana untuk kegiatan prestasi mahasiswa menjadi bias dengan tuduhan korupsi (karena tidak ada posnya itu tadi). Implikasinya, selama beberapa lama ke depan kita harus menelan ludah kalau proposal dana ke kampus ditolak. Hal kedua yang perlu kita pahami adalah bahwa karena kampus kita sudah menggunakan uang kuliah tunggal, aliran kas ke kampus di tahun awal-awal ini (2014) tak seperti tahun sebelumnya.

Saya sendiri sempat dongkol dalam hati waktu membandingkan sulitnya saya mendapatkan dukungan dari kampus Undip dibanding dengan seorang teman lainnya di salah satu universitas swasta di Semarang. Mereka mendapatkan amat banyak kemudahan (termasuk diuruskan visa dan paspornya. [ih...])--selalu dianakemaskan oleh kampus mereka. Teman saya di kampus tersebut yang mendapat satu prestasi internasional (yang menurut penilaian saya nggak heboh-heboh amat gengsi acaranya), misalnya, bisa dijadikan model iklan dan mejeng di billboard di pusat kota. Segitunya yaaa ... Tapi, saya juga berprasangka baik: oh, saya beruntung ada di kampus yang banyak mahasiswa berprestasinya, karena itulah saya bisa berprestasi; oh, mungkin Undip tidak lagi harus mengurus saya dengan sedetail itu karena saya dianggap mandiri; oh, karena kuliah saya disubsidi dari uang rakyat, makanya saya harus tau diri.

Lalu, apa jalan keluarnya? Jalan keluarnya adalah dengan mencari dana ke luar kampus. Berprestasi di kancah internasional tidaklah harus di luar negeri. Internasional itu tingkatnya, bukan tempatnya. Nah, di sini, saya akan sedikit bercerita tentang membuat proposal sponsorship untuk program yang ke luar negeri. Ini adalah pilihan terakhir kalau kita mau berprestasi internasional (dan harus ke luar negeri) tapi belum ada dukungan finansial.

Jenis Proposal

Perbedaan umum antara membuat proposal sponsorship ke kampus (universitas/fakultas) dan perusahaan:

1. Kalau mengirim proposal ke kampus, biasanya tidak menggunakan kata "sponsorship" dalam proposal
2. Kalau mengirim proposal ke kampus, tidak perlu formulir pendanaan
3. Kalau mengirim proposal ke kampus, kontraprestasi tidak rumit
4. Kesulitan birokrasi segambreng tergantung fakultas, yaaa... Hehehe...

Menyusun proposal pendanaan

Berikut ini adalah template proposal pendanaan yang bisa kamu contoh. Tips lainnya: buat yang menarik, ukuran kertas tidak harus A4 atau F4 yang penting mudah digenggam, tidak lebih dari 8 halaman, berwarna, dijilid dengan menggunakan jilid ring besi, membuat CD interaktif.

Menyiapkan kelengkapan dokumen

Tentu saja sebenarnya proposal dan kelengkapan dokumennya bergantung dari kebutuhannya kegiatan kita. Namun secara umum, 8 berkas ini akan ada untuk satu kegiatan.

1. Satu bendel proposal (klik di sini untuk unduk contoh proposal)
2. Letter of Acceptance atau Invitation Letter (lampiran proposal)
3. Abstract of Paper atau project Description (lampiran proposal, jika perlu)
4. Curriculum Vitae  (lampiran proposal)
5. Formulir partisipasi (lampiran proposal; klik di sini untuk contoh)
6. Surat permohonan bantuan dana (lampiran proposal; di sini untuk contoh)
7. Formulir tanda terima (di dalam proposal; klik di sini untuk contoh)
8. Surat rekomendasi (jika perlu)

Oke, semua kelengkapan dokumen itu bisa dilihat di sini.

Alamat dan kotak institusi

Ada banyak sekali institusi yang mau memberipakn kucuran dana asalkan apa yang mereka butuhkan sesuai dengan apa yang kita tawarkan. Yah, macam ekonomi saja: demand bertemu supply. Daftar semua alamat dan kontak perusahaan bisa dilihat di sini. Nah, untuk mahasiswa Undip, coba usahakan menargetkan perusahaan-perusahaan yang sudah 'kenal' dengan Undip. Cari perusahaannya bisa di BAK Undip. Selain itu, bisa juga dengan kirim ke International Office yang ada di Undip (bisa IO Undip, IO fakultas masing-masing).

Jika perlu, gunakan terjemahkan semua dokumen dalam bahasa Inggris
Sebagai cadangan, ada baiknya bila kita punya satu jenis proposal lain yang ditulis dalam bahasa Inggris. Hanya gunakan bahasa Inggris akademik/formal/written dalam membuat proposal! Proposal bisa diajukan kepada perusahaan-perusahaan besar seperti MNC yang masih berhubungan dengan program kita. Tapi ingat jangan asal juga saat melakukan translasi. Lebih baik gunakan jasa translasi yang sudah diyakini mengerti bahasa Inggris formal. Di Undip yang sudah lama terkenal adalah Backspace Translation. Jasa penerjemah, penyunting, dan pemeriksa ini didirikan oleh lulusan-lulusan terbaik dan x-mahasiswa program Student Exchange. Cek websitenya Backspace Translation di sini.

Bertandang dan follow up 

Ingat, pada dasarnya mencari sponsorship adalah sebuah kegiatan selling. Selling adalah tombak utama dari marketing. Jadi, belajarlah cara "menjual diri" pada kampus atau perusahaan. Apa saja yang bisa dijual?

1. Prestasi.
2. Diri yang ditunjukkan oleh sikap tubuh, sikap bicara, sikap profesional dan mawas diri yang ditunjukkan saat bertemu dengan perusahaan. Jangan kaku, hormati yang lebih tua (kalau perlu cium tangan saat bertemu)
3. Kontraprestasi yang ditawarkan dalam proposal. Bisa berupa penyebutan di media, logo dalam spanduk yang dibawa saat kegiatan, logo dalam pakaian, logo di tas, pin, menjual produk di LN, dll.

Nah, berikut ini akan saya ceritakan langkah rincinya. Pengalaman ini berdasarkan pengalaman permohonan dana saya ke Bank Mandiri KC Pemuda Semarang.

1. Sediakan waktu setidaknya 3 bulan untuk mempersiapkan. Kalau mendadak, jarang ada yang mau
2. Dari kosan/rumah, siapkan sebuah map yang bagus dan bawa semua dokumen, jangan lupa dirangkap.
3. Dandan yang rapi dan profesional. Walaupun masih mahasiswa, usahakan dandan seformal mungkin. Perhatikan rambut/kerudung yang sederhana, kemeja yang dipakai, celana/rok sampai ke sepatu. 
4. Berdo'a supaya tenang dan terus perhatikan tata laku yang sopan, santun, bersahabat, bersemangat.
5. Datangi institusinya dan lapor ke satpam depan dan minta informasi untuk memasukkan proposal ke loket surat 
6. Nanti, akan diantar ke meja satpam dan di sana akan diberi surat memo masuknya proposal
7. Adapun kita juga harus memberikan formulir tanda terima, minta diisi oleh petugas. Bagian atas untuk petugasnya dan bagian bawah untuk kita. Kalau bisa minta CP petugasnya dan tanggal untuk follow up
8. Setelah itu, kita tinggal menunggu proposal kita masuk ke kepala bagian untuk diproses.
9. Di hari yang telah ditentukan (saat poin 6), jangan lupa untuk menghubungi instansi terkait melalui telfon terlebih dahulu. Tapi, jangan lakukan follow up melalui telfon. Itu sangat tidak sopan, kecuali petugasnya sendiri yang menolak.
10. Kita akan datang ke instansi terkait untuk melakukan deal sesuai dengan jadwal yang telah diatur dalam telfon
11. Lakukan kembali poin 1, 2, 3
12. Deal dapat dilakukan berdasarkan keputusan pribadi kita masing-masing. Apa yang kita tawarkan harus sebanding dengan harga yang berani mereka bayar
13. Tanda tangan formulir partisipasi. Jangan lupa minta cap dari instansinya (Untuk tahap ini, dari kampus, maka akan diberi surat perjalanan dinas)
14. Terus lakukan kontak dengan key person
15. Berangkat dan lakukan apa yang sudah di-deal-kan
16. Buat laporan perjalan. Contoh laporan perjalannya saya dapat dari blog kak Mutiara Fadjar.
17. Kembali ke instansi terkait untuk memberikan laporan
18. Selesai

Kiranya sekian dan terima kasih!https://backspacetranslation.com/